Pour diverses raisons, il est parfois indispensable de détruire des documents que ce soit d’anciens contrats obsolètes, des devis… Certaines entreprises peuvent également se séparer de leurs archives après quelques années, mais il faut un appareil spécifique pour que tous les papiers soient détruits dans les règles de l’art. Les salariés ne peuvent pas utiliser un simple ciseau pour les découper puisque certaines données peuvent être sensibles. Certes, les documents ne sont pas utilisables, mais il y a souvent des informations personnelles et la protection reste indispensable. Vous devez donc acquérir un destructeur de documents et plusieurs marques sont possibles sur ce marché. Vous avez Kobra, HSM ou encore Intimus et même Dahle. Pour que le choix soit à la hauteur de vos attentes, vous devez forcément vous attarder sur quelques critères importants.
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Le type de coupe est particulièrement important
Lorsque vous utilisez ce matériel, vous avez plusieurs possibilités à votre disposition, car la coupe peut être classique. Vous obtenez alors des lanières qui peuvent être réutilisées avec une bonne dose de patience et surtout de l’organisation. Si vous ne souhaitez courir aucun risque et protéger toutes les données présentes dans ces documents, nous vous recommandons la coupe croisée qui permet de détruire totalement tous les documents et ils sont ensuite inexploitables. Généralement en termes de sécurité, cette méthode est largement préconisée par les sociétés puisque la confidentialité est nettement supérieure. Si vous avez l’intention de détruire des documents sensibles, cette solution peut s’avérer très réjouissante, mais il est aussi possible d’adopter la coupe micro ou super micro. Ces références ont toutefois un désagrément de taille à ne pas négliger puisque la destruction est très lente. Certes, vous avez le niveau de sécurité le plus élevé, mais il ne faut pas oublier que le broyage est très lent.
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Analysez votre degré de sécurité
Si vous connaissez le degré de sécurité qu’il est nécessaire de respecter pour votre entreprise, vous pourrez rapidement sélectionner un appareil en adéquation avec cette volonté. En effet, la coupe fibre correspond à P1 et P2 contre P3 à P5 pour la coupe croisée et P6 pour la micro et même P7 pour la super micro. SI vous n’arrivez pas à déterminer le meilleur produit, un professionnel pourra vous aider à déterminer la meilleure solution sans forcément oublier votre budget puisqu’il est aussi essentiel. Forcément, les destructeurs les plus onéreux seront ceux qui demanderont une précision plus élevée. Plus le niveau de sécurité sera important, plus vous devrez débourser une somme confortable.
N’oubliez pas la fréquence d’utilisation qui aura une incidence sur la contenance. En effet, pour un usage très régulier et même intensif, il faut obligatoirement un destructeur de documents avec une grande capacité, vous ne serez pas contraint de vider régulièrement le bac afin de l’utiliser à nouveau. Vous gagnez du temps grâce à un mode opératoire beaucoup plus intéressant. N’oubliez pas d’identifier les produits détruits, car certains appareils se focalisent sur le papier alors que d’autres peuvent aussi s’attaquer à des CD, des DVD et même des clés USB.
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Les différentes capacités de destruction
Les destructeurs de documents sont disponibles dans une variété de capacités, ce qui vous permet de choisir celui qui convient le mieux à vos besoins spécifiques. Ces capacités varient en fonction du nombre de feuilles que l’appareil peut détruire simultanément.
Pour les utilisateurs occasionnels ou les petites entreprises, un destructeur avec une capacité d’environ 5 à 10 feuilles peut être suffisant. Cela permettra de traiter rapidement et efficacement les petits volumes de documents confidentiels.
En revanche, pour les grandes entreprises ou celles qui ont une quantité importante de documents sensibles à détruire régulièrement, il est recommandé d’opter pour des destructeurs ayant une capacité plus élevée. Certains modèles peuvent même détruire jusqu’à 50 feuilles à la fois, ce qui facilite grandement le processus.
Au-delà de la capacité en termes de nombre de feuilles, il faut prendre en compte la vitesse à laquelle l’appareil peut fonctionner. Une vitesse plus élevée vous permettra non seulement d’économiser du temps précieux lors du traitement des documents, mais aussi d’éviter toute surchauffe due à une utilisation prolongée.
Gardez à l’esprit que plus la capacité et la vitesse seront élevées, plus le prix sera susceptible d’être élevé aussi. Il faut structeur avec des caractéristiques supérieures dont vous n’aurez pas nécessairement besoin au quotidien.
N’oubliez pas de vérifier la capacité du bac de récupération des déchets. Si vous traitez une grande quantité de documents, il est préférable d’opter pour un destructeur avec un bac plus grand afin d’éviter des vidages fréquents et fastidieux.
Prenez en compte votre volume de destruction, votre vitesse requise ainsi que la capacité du bac avant de choisir le destructeur qui répondra au mieux à vos besoins spécifiques.
Les fonctionnalités supplémentaires à prendre en compte
Lorsque vous recherchez un destructeur de documents, pensez à bien prendre en compte les fonctionnalités supplémentaires qui peuvent améliorer votre expérience d’utilisation et renforcer la sécurité de vos informations sensibles.
Certains modèles sont dotés d’une fonction de détection automatique des bourrages. Cela signifie que si une feuille se coince dans l’appareil pendant le processus de destruction, il s’arrêtera automatiquement pour prévenir tout dommage. Une fois le bourrage résolu, vous pourrez reprendre votre travail sans problème.
Certains destructeurs offrent la possibilité de détruire non seulement du papier, mais aussi d’autres supports tels que les CD/DVD ou les cartons. C’est une fonction pratique si vous avez besoin de détruire des données sur ces types spécifiques de supports.
Une autre caractéristique intéressante à considérer est la fente séparée pour les plastiques. Cette option permettra de séparer et recycler plus facilement les matériaux après leur destruction.
En plus fréquents sont aussi ceux qui possèdent un mécanisme dit ‘anti-bourrage’. Ce système utilise des capteurs avancés pour détecter toute accumulation excessive dans l’appareil et éviter ainsi tout risque.
Parmi les autres fonctionnalités supplémentaires auxquelles penser figurent : la présence d’un mode veille/arrêt automatique lorsque l’appareil n’est pas utilisé afin d’économiser l’énergie ; un dispositif de refroidissement pour empêcher la surchauffe de l’appareil pendant son utilisation prolongée ; et une fonction marche arrière qui permet de résoudre rapidement les problèmes d’alimentation des documents.
Certains destructeurs sont équipés d’un système de lubrification automatique. Cela garantit que les lames restent en bon état de fonctionnement et réduit considérablement tout risque de bourrage ou d’usure prématurée.
Prenez le temps de bien examiner toutes ces fonctionnalités supplémentaires avant de faire votre choix final. Chacune peut apporter une certaine valeur ajoutée à votre expérience d’utilisation du destructeur et renforcer la sécurité globale.
