Comment gérer ses tâches et son temps ?

Que ce soit dans votre vie personnelle et professionnelle, il est crucial d’apprendre à organiser correctement votre travail.

Pourquoi ? Tout simplement parce que votre organisation influence directement votre productivité et votre niveau de stress quotidien.

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L’ organisation de votre travail peut être traduite de plusieurs façons :

• Une routine quotidienne ou un ensemble d’habitudes récurrentes ;
• Un calendrier pour planifier correctement vos tâches au cours de la semaine ou du mois ;
• L’ établissement régulier d’une liste de tâches, y compris toutes les tâches à effectuer pour réaliser votre plan

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Dans tous les cas, l’organisation a besoin d’une forte motivation.

Il n’est pas rare d’avoir des pics de motivation et de longues périodes où l’on devient inactif ou moins productif.

Le secret du succès réside dansla récurrence,la stabilité et larégularité avec lesquelles vous effectuez vos tâches.

Voyons ensemble dans cet article, comment planifier son temps de travail pour mieux organiser.

7 règles pour organiser efficacement son travail

Voyons ensemble quelques conseils concrets.

Cela m’a permis d’optimiser mon temps quotidien et d’aller de l’avant sur plusieurs projets qui étaient importants pour moi.

Si ces techniques ont fonctionné avec moi, je suis convaincu qu’elles vont travailler avec vous !

1) Créer une routine

Lorsque vous décidez de mieux vous organiser, la première étape vient souvent de mettre en place une routine.

Cela peut être fait à tout moment de la journée.

Personnellement,j’attache une importance particulière à le faire le matin,pendant une heure ou deux,quand tout est calme et que j’ai le temps pour moi-même.

En outre,attaquer le matin vous laisse toute la journée pour faire face à des événements imprévus qui peuvent survenir.

Dans tous les cas, l’objectif n’est pas de créer une routine inutile, mais de prendre du temps pour soi-même, les projets, le travail ou le bien-être.

Commencez par dépenser un heure spéciale de temps le matin, à :

• LisezRecrirectifier ;
• Faire du sport ;
• Aller de l’avant sur un projet ;
• Faire de la recherche ;
• Écouter de la musique ;
• Et toute autre activité qui est nécessaire à accomplir pour atteindre votre objectif.

Il est impossible de changer radicalement tout son mode de vie.

Cette routine vous permet notamment de mettre les pieds sur l’étrier, de lancer votre journée sous les meilleurs auspices et de vous habituer doucement à planifier votre temps de travail.

Commencer par une routine est un moyen doux de vous amener à changer votre mode de vie.

En réalité, tout dépend de votre but.

• Si votre objectif est d’être plus efficace au travail, passez cette heure à travailler sur le plus important.
• Si votre objectif est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, alors passez cette heure à consacrer du temps pour vous-même.

• Si votre objectif est d’être plus efficace au travail, passez cette heure à travailler sur le plus important.
• Si votre objectif est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, alors passez cette heure à consacrer du temps pour vous-même.

Loin de créer une routine ennuyeuse, celle-ci doit permettre de se développer et d’atteindre vos objectifs.

Une fois cette routine en place et l’habitude d’organiser son travail, vous pourrez passer à l’étape suivante.

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2) Déterminer les priorités

Il est en effet nécessaire de déterminer les priorités et de consacrer du temps à organiser son travail.

Une planification minutieuse de votre temps de travail vous aidera à gagner en efficacité et en sérénité.

Si vous voulez obtenir de bons résultats sans vous sentir dépassés, il est important de planifier correctement votre temps de travail.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que l’expérience a prouvé que :

• Le secret du succès est la concentration,
• L’ ennemi du succès est la dispersion.

Gardez ces deux principes essentiels en arrière.

À réussir, il est fondamental de se concentrer sur une tâche à la fois, de le faire et de le faire correctement.

Déterminez vos priorités, passez du temps à définir vos tâches et concentrez-vous sur un objectif à la fois.

Ainsi, petit à petit, vous traiterez votre chemin vers votre but de manière sereine.

3) Établir une liste des missions et faire le point

Une fois que vous avez déterminé vos objectifs à long terme et les différentes priorités de la journée, il est important de :

• énumérer toutes les autres actions que vous devrez prendre à l’avenir ;
• configurer un rapport

Ces deux choses me sont particulièrement utiles au quotidien.

Ils permettent :

• d’ avoir une vision globale de ce qu’il faut faire,
• pour faire le point sur les activités menées au cours de la journée.

Cette liste de choses, qui peut aussi être appelée « liste de choses à faire », doit être accompagnée de :

• Cohérence. Mettez sur cette liste seulement des tâches utiles pour atteindre vos objectifs. Demandez-vous : si je ne fais pas cette tâche, l’accomplissement de mon objectif devient impossible ? Si la réponse est non, alors la tâche est superflue.
• D’ un temps imparti. Le temps est magique et extensible à l’infini. Plus vous vous fixez à accomplir une tâche, plus vous passez de temps à faire des choses inutiles.
• Un code de priorité. Chaque tâche est d’une importance plus ou moins importante. Concentrez-vous sur les plus importants.

Attention : ne confondez pas l’importance et l’urgence.

Apprenez-en plus sur la façon de classer vos tâches et de gérer les priorités.

Enfin, n’oubliez pas de faire le point sur vos progrès régulièrement.

Il n’est pas rare que je planifie différentes tâches au cours de la journée, mais je ne peux pas les accomplir toutes.

Si c’est votre cas aussi, le conseil suivant est pour vous !

4) Planifiez votre travail temps intelligemment

Planifiez seulement 60 % du temps disponible et ne planifiez pas plus de 5 tâches importantes par jour.

Voici deux règles de base à adopter si vous, comme moi, êtes habitué à surcharger votre horaire.

Bien organiser son travail signifie aussi laisser son cerveau se reposer entre deux tâches.

• En vous fixant seulement 60% de votre temps de travail, vous pouvez gagner en flexibilité, en fonction des urgences de la journée, et faire des pauses bien méritées.
• De même, ne pas dépasser 5 tâches importantes à effectuer dans la journée éliminera beaucoup de pression de vous.

Il est préférable de faire quelques tâches importantes en une journée et de les faire bien, plutôt que bâclée une multitude de tâches sans importance !

Concentrez-vous toujours sur la qualité plutôt que sur la quantité lorsque vous établissez votre liste de tâches !

Rappelez-vous que seulement 20% des tâches accomplies ont une valeur réelle selon la loi de Pareto.

Concentrez-vous plutôt sur ces tâches afin de mieux organiser votre travail.

Apprendre en savoir plus sur la loi de Pareto.

5) Comment définir une priorité

Cette règle est vraiment très importante, car toutes les tâches semblent urgentes.

Si vous avez beaucoup de choses urgentes sur le feu, l’idéal est d’atterrir et de réfléchir.

Si tout est urgent et puisque vous n’avez pas le pouvoir de vous multiplier, acceptez le fait qu’il y aura nécessairement des choses que vous ne pourrez pas faire immédiatement.

Essayez de trouver ce que vous allez commencer.

Cela peut être choisi de plusieurs façons :

• Regardez la tâche qui a le meilleur « rendement » en fonction du temps investi. En d’autres termes, la chose qui vous fera bouger le plus ;
• Regardez la tâche qui, au meilleur « valeur ajoutée » , qui est, le retour sur investissement en fonction du temps alloué, vous serez le plus rentable.En d’autres termes, la chose qui vous nécessite le moins de temps pour le plus de résultat ;
• Regardez la tâche que vous voulez le plus faire. En d’autres termes, choisissez la motivation comme moteur de votre travail.

Une bonne solution pour faire face à ce genre de situation d’urgence récurrente est de déléguer.

Apprenez à déléguer éfficacement.

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6)Planifiez votre temps de travail en amont

Si vous êtes constamment sous l’eau, c’est parce que vous mélangez ce qui est urgent et ce qui est important.

Voici quatre étapes pour vous aider à remettre tout cela à plat :

• Prenez votre liste de tâches et appliquez la matrice Eisenhower. Décomposer en 4 fragments toutes vos tâches (urgentes et importantes/urgentes et non importantes/pas urgentes et importantes/pas urgentes et non importantes) .Alors commencez par traiter des tâches urgentes et importantes.
• Sachez que toutes les tâches deviendront urgentes à un moment donné. Utilisez votre routine matinale et votre temps quotidien excédentaire (puisque vous ne prévoyez que 60 % de votre journée) pour traiter ce qui n’est pas urgent et éviter ainsi d’être débordé dans le temps voulu.
• Acceptez que parfois il vous sera impossible de tout gérer et que vous aurez toujours des précipités. Ensuite, apprenez à déléguer une partie du travail.
• Enfin, déculpabilité. Vous êtes humain et il est impossible de tout prévoir et de tout faire comme un robot !

Je sais que beaucoup d’entre vous hésitent à déléguer leur travail.

Pourtant, c’est la solution idéale pour éliminer beaucoup de tracas de votre vie quotidienne et éviter ces périodes récurrentes lorsque vous êtes submergé.

7) Création d’un environnement silencieux et sans distraction

Cela peut sembler logique, et pourtant, dans notre société moderne, nous avons tendance à :

• travailler dans des endroits bruyants,
• pas propice à la concentration
• et qui nous demandent d’être « multi-tâches ».

• travailler dans des endroits bruyants,
• pas propice à la concentration ;
• et qui nous demandent d’être « multi-tâches ».

Vous trouverez un article du Paris Innovation Review qui montre comment les neurosciences ont étudié le fonctionnement de la concentration, son importance et la difficulté de le maintenir dans nos sociétés modernes.

Je parle bien des espaces ouverts et d’autres réunions qui s’accumulent et où finalement il ne décide pas grand-chose.

Je parle aussi du temps incroyable que nous passons sur nos smartphones et des différentes notifications et e-mails intempestifs qui perturbent notre concentration.

Planifier correctement vos tâches exige également une bonne organisation du lieu de travail.

Vous pouvez utiliser la méthode 5S pour cela.

Pour ce faire, essayez de :

• Désactivez vos notifications.
• Mettez votre smartphone en mode plan.
• Isolez-vous de l’espace ouvert et de la tentation de la machine à café.
• Avoir un bureau propre et bien rangé pour trouver facilement ce dont vous avez besoin.
• Trouvez votre rythme de travail et le meilleur environnement de travail pour vous.Personnellement, j’aime marcher dans les parcs quand je dois trouver des idées de contenu à écrire.

Je suis conscient que tout le monde ne peut pas complètement se déconnecter. Cependant, essayez de le faire autant que possible.

Apprenez-en plus sur les 4 outils qui vous aideront à améliorer votre gestion du temps.

En conclusion

Vous comprendrez, bien organiser votre travail et le planifier est quelque chose d’important.

Pour organiser de la meilleure façon, l’idéal est de :

• mettre en place une « routine matinale » ;
• Créer une liste cohérente des tâches, chronométrée et hiérarchisée ;
• Concentrez-vous sur l’essentiel, une tâche après l’autre ;
• Comprendre la différence entre l’importance et l’urgence
• N’ hésitez pas à déléguer certaines tâches ;
• Ne surchargez pas votre journée (ne pas oublier la règle de 60% et 5 tâches) ;
• Travailler dans un endroit calme, sans distraction trouver son rythme et son environnement idéal.

Être conscient, cependant, que tout cela n’est pas possible sans un but clair précédemment défini.

Donc, si vous voulez mettre ces choses dans votre vie,passez du temps à définir clairement et aussi précisément que possible où vous voulez aller.

Une fois que vous avez le chemin à suivre à l’esprit, il vous suffit d’agir !

Et vous, avez-vous d’autres astuces pour organiser votre travail plus efficacement ?

Je t’écoute !